לגרום לדברים לקרות

יש לי חבר בשם אדן שוחט. הבן אדם הוא נער פוסטר של הישגיות: הוא הספיק כל כך הרבה בחייו, שאתה לא יכול שלא להתפעל.

הוא הקים סטארט-אפ ועשה אקזיט ואז הקים עוד אחד וגם אותו הוא מכר, הפעם לפייסבוק. הוא התחתן, הביא שלושה ילדים ואז לקינוח הוא ייסד עם מייקל אייזנברג קרן הון סיכון בשם ״אלף״ שגייסה עד היום יותר ממיליארד שקל.

וכל זה לפני גיל 40.

אז מה הפלא שאני שונא אותו? (:

האמת היא שאנשים שמצליחים להשיג הרבה הם לא סופרמנים. הם פשוט אשפים בניהול הפרודקטיביות שלהם, הם סיגלו לעצמם שיטות וטריקים שמגדילים את מה שהם יכולים להשיג. יש כאלה שמאלתרים לעצמם שיטה שנוחה רק להם, אבל יש כאלה שעובדים לפי מתודה מסודרת, כזו שנבחנה ונחקרה ומיושמת בהצלחה על ידי אנשים מצליחים אחרים.

אדן סיפר לי שהוא זוקף לא מעט מההצלחה שלו לספר שהשפיע עליו מאוד. הוא קרא אותו לראשונה לפני עשור ומאז הוא עובד ומנהל את חייו על פי המתודה שכתובה בו. הוא הגיע אליו אחרי שהבין ש- ״יש לי יותר משימות מזמן״.

הספר, Getting Things Done (לגרום לדברים לקרות) של דיוויד אלן, הוא התנ״ך של הפרודוקטיביות והוא לא ספר רגיל. הוא לא ספר ניהול ולא ספר השראה, הוא יותר מדריך, שיטת עבודה עם חוקים, ספר הוראות. במידה רבה הוא מזכיר מתכון לעוגה.

עד היום אדן חילק יותר מ-40 ספרים כאלה ליזמים, כי הוא מייחס חשיבות עצומה בהצלחה של חברה ליכולת של המנהיג שלה לגרום לדברים לקרות.

הרעיון המרכזי של הספר, שמכר יותר מ-1.6 מיליון עותקים ב-25 שפות ונחשב לתנ"ך של הניהול העצמי, הוא שכולנו כמנהלים חווים לחץ. אנחנו חושבים בטעות שהלחץ נובע מכך שיש לנו הרבה משימות, אבל לדברי דיוויד אלן הסיבה האמתית לכך היא תפיסתית: הלחץ שאנחנו חווים בא מתוך התחייבויות שקיבלנו או לקחנו על עצמנו ואינן מנוהלות כראוי.

״לעתים קרובות, הסיבה שמשהו 'יושב לך על המוח' היא שאתה רוצה שהוא יהיה שונה ממה שהוא כרגע ובכל זאת לא הבהרת בדיוק מה התוצאה המיועדת או לא החלטת מה הצעד הפיזי הבא, אז הוא פשוט דוגר שם והופך לטירדה״.

הנה תרגיל שמופיע בספר שממחיש את הנקודה הזו:

1 לחשוב על משימה או מטלה שמעיקים עליך במיוחד. לשים לב לתחושה שלך (בטח מגעיל).

2 לכתוב תיאור של התוצאה המבוקשת כדי להגיד על המשימה הזו שהיא ״בוצעה״.

3 לכתוב מהו הצעד הבא שצריך לעשות כדי להגיע לשם.

4 לשים לב לתחושה שלך עכשיו (כנראה הרבה יותר טובה).

השיטה של ״לגרום לדברים לקרות״ היא סוג של תרשים זרימה לכל המשימות שיושבות עלינו, מהקטנות ועד לאסטרטגיות ביותר. הנה כמה עקרונות עיקריים מתוכו:

לאסוף

קודם כל לרשום את כל הדברים שצריך לעשות, מקטן ועד גדול, הכל הכל הכל. אסור לבזבז שום מקום במוח על טאסקים – הכל רשום ובמקום אחד, כמו תיבת משימות שבה כל משימה מקבל פתק.

החכמה של האיסוף והכתיבה היא אדירה. משימות פתוחות הן כמו טאבים פתוחים בדפדפן, הן מאטות את המחשב, במיוחד אם הן כאלו שצריך לזכור את עצם קיומן. ברגע שאתה מעביר אותן מהראש שלך לרשימה מסודרת – כבר יש הקלה.

למיין

כל משימה נכנסת עכשיו לסוג של ״חדר מיון״ ומתקבלת החלטה מהירה מה עושים איתה:

– האם היא בת ביצוע? אם לא – שמים בצד. אם כן, ממשיכים לשלב הבא.

– האם היא דורשת צעד אחד? אם לא, פותחים אותה ל״פרויקט״ (נחזור לזה). אם כן – ממשיכים לצעד הבא.

– האם הצעד הזה ייקח פחות מ-2 דקות? אם כן – מבצעים את זה עכשיו! אם לא – ממשיכים לשלב הבא.

– האם הצעד הזה יכול להיות מבוצע על ידי מישהו אחר? אם כן – מעבירים את המשימה הלאה עכשיו. אם לא, הוא נכנס ל״ביצוע״.

הפעולה הבאה

כל הדברים שעברו ל"ביצוע" נכנסים לרשימת הפעולה הבאה, שצריכה להיות פעולה פיזית ונראית לעין. במילים אחרות, לא תהיה שם משימה כמו "סיכום קמפיין", אלא "לשלוח אימייל ללירון לבקש סיכום קמפיין עד חמישי״. עצם ההבדל בניסוח והדיוק שלו יזיז את הפרויקט קרוב יותר אל מטרתו – כך אתה מוודא שזה לא סתם רשימת טו-דו שעכשיו המוח צריך לעבד, אלא רשימת הוראות פשוטה וברורה, וכך נחלשת ההתנגדות לעשות אותם.

אלו כמה עקרונות על רגל אחת מתוך הספר, אני אומנם לא מיישם את כולו, אבל אני מפציר בך לחשוב על השיטה שלך לטיפול במשימות, אולי כמו רבים מעולם לא החלטת על שיטה מסודרת, או מזמן שלא עדכנת אותה? מספיק לקחת אפילו תובנה אחת מהספר כדי להרגיש שינוי גדול:

1. לגרום לדברים לקרות מחייב להגדיר אותם במדויק – מה יקרה ואיך הוא ייראה.

2. ללמוד לנהל את תשומת הלב שלך זה הטריק הגדול והקשה ביותר. 

3. אם משימה שצצה לוקחת פחות מ-2 דקות עדיף לבצע אותה מיידית ולגמור איתה.

4. לחץ או אשמה לא באים בגלל עומס משימות אלא משבירת הסכמים עם עצמך.

5. המוח שלך נועד להביא רעיונות, לא להיות מחסן שלהם.  

והכי חשוב לא להירתע, להגדיל פרודקטיביות לא אומר לעבוד קשה יותר או להפוך לסוג של מכונה לביצוע משימות. להפך – זה לעבוד פחות, אבל חכם יותר, להשיג יותר ולהשאיר יותר זמן לדברים החשובים לך. בסופו של דבר המוח שלנו הוא די פרימיטיבי, כמו לוח מחיק שמכוסה כולו מקצה לקצה ברשימות מטלות. אם כמה מהן יימחקו, יישאר יותר מקום לציור ושילוב רעיונות חדשים.

אז הנה הגיע עוד סופ״ש, והדבר הכי פרודקטיבי שאני מתכנן לעשות הוא – כלום.

מאחל גם לך לצבור כוחות ואנרגיות וליהנות עם המשפחה (החזאים מבטיחים שמש חורפית מחר),

גפן.